○吉野広域行政組合文書の作成要領
昭和57年９月３日
吉野広域行政組合文書の作成要領
１　用字、用語及び文書の一般的注意事項
文書を作成することにあたり使用する用字、用語及び文書についての一般的な基準は吉野広域行政組合文書取扱規程（昭和57年９月規程第７号）第10条及び第20条の定めるところにより、次のとおりとする。
(１)　用字は、漢字とひらがなを用いる。ただし、外来語又は特に必要とする事物の名称などには、かたかなを用いる。
(２)　漢字は、常用漢字表（昭和56年内閣告示第１号）による。ただし、人命、地名等固有名詞は、この限りでない。
(３)　かなづかいは、現在かなづかい、新送りがなによる。
(４)　用語は、日常一般的に使用されているやさしいことばを用い、音読することばで意味の二様にとれるものなどは、なるべく用いない。
（例）協調する（強調）＝歩調を合わせる
勧奨する（干渉）＝すすめる
(５)　文書は、口語文を基調としたやさしい用語で統一し、読みやすくわかりやすいものでなければならない。また不快や反感をいだかせるおそれのある部分がなく、誤解を生じるおそれのないようにしなければならない。
２　縦書きの場合と異なる用字及び用語の用い方
横書きすることによって、縦書きの場合と異なった書き方をするものは、次のとおりである。
(１)　ふりがなのつけ方
漢字にふりがなのつけ方
（例）答(とう)辞(じ)　断食（だんじき）
(２)　数字の書き方
数字は、エに掲げるものを除き、アラビア数字を用い、その書き方は、次による。
ア　数字のけたの区切り方
数字のけたの区切りは、３位区切りとし、区切りには、「，」（コンマ）を用いる。ただし、年号、電話番号等特別なものには、区切りをつけない。
（例）3,456,789　1977年　電話：吉野２―3081
イ　小数、分数及び帯分数の書き方
小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。
（例）小数　0.123
分数　又は４分の１
帯分数　
ウ　日付、時刻及び時間の書き方
日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。

区分

日付

時刻

時間

普通の場合

昭和52年12月１日

９時30分

３時間10分

省略する場合

52.12.1

９：30

省略しない

会議時間を書く場合は、「自………至………」を用いないで「………から………まで」又は「………～………」を用いる。
エ　漢数字の用い方
漢数字については、次のような場合にのみ用いてさしつかえない。
（ア）　数の感じを失った熟語、固有名詞などの場合
（例）一般、一部分、一層、四方八方、一番町、四国、二重橋
（イ）　概数を示す場合
（例）数十日、四・五人、五・六十万（４～５人、１億５～6,000万円という表わし方でもよい。）
（ウ）　ひとつ、ふたつ、みっつなどと読む場合
（例）一休み、二言め、三つ子、五日め
（エ）　大きい数の単位として用いる場合
1,000億、100万人、原則として百、千など小さい数は用いない。たとえば「３千円、６百人」とはしない。「3,000円、600人」とする。ただし、「単位千円」というような使い方のときは、漢数字の方がよい。
(３)　符号の用い方
符号の用い方は、おおむね次のとおりである。
ア　くぎり符号
くぎり符号は、文章の構造、語句の関係を明らかにするために用いる。その種類及び用い方は、次のとおりである。
（ア）　「。」（まる）
Ａ　「。」は、一つの文を完全にいい切ったところに用いるか、かっこの中でも文のいい切りに用いる。
Ｂ　「…………すること」及び「とき」を列記するときは「。」を用いる。
Ｃ　イに規定する場合を除き、名詞又は名詞句を列記するときは、「。」を用いない。ただし、ただし書の続くものについては、この限りでない。
（イ）　「、」（てん）「，」（コンマ）
Ａ　文書の中で語句の切れ目には、「、」を用いる。
Ｂ　「ただし」「また」「なお」その他文章のはじめに置く接続詞のあとには、さしつかえない限り「、」を用いる。
Ｃ　「又は」「若しくは」「並びに」「及び」などの前には「、」を用いない。ただし、文節を接続するときは、「、」を用いる。
（例）犯罪であることを知り、又は犯罪の疑いのあることを知ったとき
（ウ）　「・」（なかてん）
Ａ　物事の名称を列挙するときは、「・」を用いることができる。
（例）法律・命令・告示
Ｂ　外国語（中国語を漢字を用いて書くときを除く。）又は外来語の区切りには「・」を用いる。
（例）ウ・タント　スピード・スケート
（エ）　「．」（ピリオド）
Ａ　外来語のアルフアベツトによる略語又はローマ字による略語には「．」を用いる。ただし、誤解を生ずるおそれがないときは、この限りでない。
（例）Ｄ．Ｄ．Ｔ又はＤＤＴ
Ｎ．Ｈ．Ｋ又はＮＨＫ
（オ）　「（　）」（かっこ）、「〔　〕」（そでかっこ）
語句若しくは文章の後に注意を加えるとき、又は見出しその他の簡単な独立した語句を掲記するときは、「（　）」を用いる。（　）の中に更にかっこを必要とするときは、「〔　〕」を用いる。
（カ）　「「　」」（かぎかっこ）、「『　』」（二重かぎかっこ）
Ａ　引用する語句又は文章には、「　」を用いる。
（例）「庶務係」を「総務課」に組織を改める。
Ｂ　特に明示する必要がある語句には「　」を用いることができる。
Ｃ　『　』は、「　」の中でさらに引用が必要な場合に用いる。
（キ）　「～」（なみがた）
時、所、数量、順序などを継続的に「………から………まで」と示すときに用いる。
（例）８時30分～11時　吉野～大阪
１等級～５等級
（ク）　「―」（ハイフン）
「―」は、文法上一語であることを示す。漢字ばかりの文章のときはあまり必要でないが、住所の番地などに用いると便利である。
（例）吉野町宮滝17―１（吉野町宮滝17番地の１の略）
第３―４半期
（ケ）　「：」（コロン）
「：」は、句の省略を示す。
（例）とき：２月１日　午前９：30
（コ）　「？」（疑問符）、「！」（感嘆符）
これらは、会話や広告文のほか、あまり使わない。
イ　くりかえし符号
「々」以外は用いない。「々」は、重ねることばだけに使う。
使う例：堂々、徐々に
使わない例：民主主義、既設設備、協議会会長
ウ　みだし符号
項目をこまかく分類するときは、次の例による。ただし、項目の少ない場合には「第１」を省いて「１」から用いる。
みだし符号は、句とう点はうたず、１字分を空白として次の字を書き出す。
（例）第１
１
(１)
ア
（ア）
Ａ
（Ａ）
ａ
（ａ）
３　かな書きの用字及び用語の用い方
漢字を用いないでかな書きするものは、次のとおりである。
(１)　代名詞、接続詞は、原則としてかな書きにする。
（例）わたくし（私）　ぼく（僕）　きみ（君）　あなた（貴方）　それ（其）　また（又）　ただし（但）　なお（尚）
(２)　感動詞、助詞、助動詞は、かな書きにする。
（例）ああ（鳴呼）　くらい（位）まで（迄）　ながら（乍）　ばかり（許）　ごとき（如）　ようだ（様）　……している（居）　……してみる（見）　……してくる（来）
(３)　副詞は、なるべくかな書きにする。ただし、次のような場合には漢字を使ってもさしつかえない。
ア　漢語の場合
（例）現に　実に　特に
イ　音訓表にある場合
（例）最も　必ず　少し　再び　全く
ウ　他の語と関係ある場合
（例）割合に　夢にも　絶えず　重ねて
(４)　あて字、熟字訓
あて字、熟字訓は、かな書きにする。
（例）やはり（矢張）　すてき（素敵）　めでたい（芽出度）　きょう（今日）　しぐれ（時雨）　おしろい（白粉）
(５)　外国の地名、人名及び外来語
外国の地名、人名及び外来語は、かたかなで書く。ただし、その意識の薄れたものは、ひらがなで書く。
（例）かるた　たばこ
(６)　当用漢字で書ける語でも、次のような場合は、その全部又は一部をかな書きにする。
ア　意味が漢字から離れている場合
（例）ありがとう（有難）　ほねおり（骨折）　顔だち（立）　……のとおり（通り）
イ　一語としての意識の強い場合
（例）　あおむく（仰向）　くどく（口説）　しくみ（仕組）
ウ　漢字で書くと誤読されるおそれのある場合
（例）　大ぜい（勢）　出どころ（所）　すまい（住居）　くふう（工夫）
４　書式
書式の一般的な基準は、条例、規則及びその他法令で定められているもののほかは、おおむね次のとおりである。
(１)　一般公文書の用字、配字
ア　文書記号は、その末字を終りから第２字めとする。
イ　日付は、その末字を終りから第２字めとする。
ウ　あて名の初字は、第２字めとする。
エ　発信者名は、その末字を終りから第３字めとする。
オ　みだしの初字は、第４字めとし、２行にわたるときは、右端から２字をあける。
カ　本文の初字は、第２字めとし、第２行めからは第１字めとする。
キ　「ただし」、「この場合」などで始まるものは、行を改めない。
ク　「なお」書き及び「おって」書きは、行を改め、１字分あけて書き出す。
なお、「なお」書きと「おって」書きの両方を使うときは、「なお」書きを先にする。
ケ　「次のとおり」、「下記の理由により」などの下に書く「記」、「理由」などは、左右の中央に書く。
(２)　条例、規則等の場合
一般文書の場合とだいたい同様であるが、次の点が一般文書と異なる。
ア　日付及び時刻について省略する書き方は、用いない。
イ　ピリオドは、単位を示す場合に用いるが、省略符号とする場合は、用いない。
ウ　コロン及びなみがたは用いない。
エ　条名、項番号、号名などの書き方は、次の例による。
条名　第１条
第２条
項番号　２
３
号名　(１)
(２)
号の中を細分する場合
ア
イ
オ　題名の初字は、第４字めとし、第２行めからの初字も題名の初字に合わす。
カ　多数の条文で構成する場合には、各条文にみだしをつけ、みだしの初字は、第２字めとし、みだしをかっこで囲む。
キ　附則の初字は、第４字めとし、「附」と「則」との間を１字あける。
(３)　公文書の形式及び書式例は、次のとおりとする。
１　公文書の形式は、次のとおりとする。
書式例１
書式例２
書式例３
書式例４
書式例５
書式例６
書式例７
書式例８
書式例９のア
書式例９のイ
書式例10
書式例11
書式例12
書式例13
書式例14
書式例15
書式例16
５　公文書の区分及び定義
公文書の区分及び定義は、おおむね次のとおりとする。
(１)　条例　法令に違反しない限りにおいて、議会の議決を経て組合の事務について制定するもの
(２)　規則　法令に違反しない限りにおいて、管理者の権限に属する事務について制定するもの
(３)　告示　地方自治法その他法令に基づき組合の一般又は一部に公告するもの
(４)　諭告　組合の一般又は一部に対し、特定の事項について注意をよびおこすもの
(５)　訓令甲　職員一般又は特定係等に対して、事務処理若しくは服務等に関する一定事項について令達するもので例規となるもの
(６)　訓令乙　前項の令達で例規とならないもの
(７)　通達　執務上の指揮、命令、注意事項及び例規（条例、規則、訓令等）の解釈運用等を示すもの
(８)　指令　申請、願に対して、許可、認可し又は指示命令すること。
(９)　公告　組合の一般又は一部に対して公示するもの
(10)　進達　上司又は上級官公庁に対する申し出を取りつぎ、又はみずから意見をのべること。
(11)　申請　願、許可、認可、特許等を受けるため、一定の事項を申し出ること。
(12)　届　一定の事項を申し出ること。
(13)　副申　上司又は官庁に進達する文書に意見を添えるもの
(14)　内申　上司又は官庁に申告するもの
(15)　伺　上司又は官庁の指揮を請うもの
(16)　報告　事務の状況その他を報告するもの
(17)　通知　一定の事実又は意志を知らすもの
(18)　照会　一定の事項について問い合わせること。
(19)　回答　問い合わせに対して、一定の事項を知らせること。
(20)　嘱託委嘱　事務処理その他一定の行為を委任すること。
(21)　依頼　事務その他一定の行為を頼むこと。
(22)　証明　一定の事実を明らかにすること。
(23)　復命　上司から命ぜられた任務の結果について報告するもの
(24)　供覧　上司の閲覧を受けること。
(25)　回覧　文書等を一部又は全部の職員に順次まわして見せること。
附　則
この要領は、公布の日から施行する。
附　則（平成２年８月２日）
この要綱は、公布の日から施行する。